I termini definiti al singolare si intendono anche al plurale ove il contesto lo richieda e viceversa.
Le definizioni di cui al presente articolo e di cui al presente documento valgono altresì ove utilizzate nella Parte Speciale e nei Protocolli.
Il presente documento ha l’obiettivo di illustrare gli elementi costitutivi del Modello Organizzativo di Roberto Cavalli S.p.A..
Esso si compone di quattro sezioni i cui contenuti sono di seguito sintetizzati.
Il Decreto Legislativo 8 giugno 2001, n. 231 ha introdotto nell’ordinamento giuridico italiano un sistema di responsabilità amministrativa degli Enti.
L’emanazione del Decreto Legislativo si inserisce in un contesto legislativo nazionale di attuazione di obblighi internazionali.
Il testo originario, riferito ad una serie di reati commessi nei confronti della pubblica amministrazione, è stato integrato da successivi provvedimenti legislativi che hanno ampliato il novero degli illeciti la cui commissione può comportare la responsabilità amministrativa dell’Ente. Inoltre, la L. 146/06 prevede la responsabilità dell’Ente in caso di commissione di determinati reati (c.d. Reati Transnazionali).
La responsabilità dell’Ente – analoga alla responsabilità penale - sorge per connessione con la commissione, da parte di un soggetto legato da un rapporto funzionale con l’Ente stesso, di uno dei Reati specificamente previsti dal Decreto Legislativo.
La responsabilità dell’Ente può sussistere qualora i Reati siano commessi nel suo interesse o a suo vantaggio, mentre non è configurabile nel caso in cui l’autore degli stessi abbia agito nell’interesse esclusivo proprio o di terzi.
Il rapporto funzionale che lega l’autore del Reato alla persona giuridica può essere di rappresentanza, di subordinazione o di collaborazione, nei limiti previsti dal Decreto Legislativo.
Qualora l’autore del Reato sia una persona fisica che riveste funzioni di rappresentanza, di amministrazione, di direzione o di controllo dell’Ente o di una sua unità organizzativa dotata di autonomia finanziaria e funzionale, nonché una persona che esercita, anche di fatto, la gestione e il controllo dell’Ente, a carico di quest’ultimo è stabilita una presunzione di responsabilità. Ciò in considerazione del fatto che la persona fisica esprime, rappresenta e realizza la politica gestionale dell’Ente.
Non c’è presunzione di responsabilità a carico dell’Ente qualora l’autore del Reato sia una persona sottoposta alla direzione o alla vigilanza di uno dei soggetti di cui al periodo precedente, sicché, in tal caso il fatto del sottoposto comporta la responsabilità dell’Ente solo se risulta che la sua realizzazione è stata resa possibile dall’inosservanza degli obblighi di direzione e vigilanza.
La responsabilità (amministrativa) dell’Ente è aggiuntiva alla responsabilità (penale) della persona fisica e non sostitutiva della stessa. Dalla sostanziale autonomia di tale responsabilità discende la circostanza che l’Ente è chiamato a rispondere del reato anche quando l’autore del medesimo non sia stato identificato o non sia imputabile, ovvero qualora il reato si estingua per causa diversa dall’amnistia. La responsabilità penale della persona fisica resta regolata dal diritto penale comune.
Il Legislatore ha previsto un sistema sanzionatorio che si caratterizza per l’applicazione alla persona giuridica di una sanzione, di norma, pecuniaria.
Unitamente alla sanzione pecuniaria, possono essere applicate, in alcuni casi, anche sanzioni interdittive, quali l’interdizione dall’esercizio dell’attività, la sospensione o la revoca delle autorizzazioni, licenze o concessioni funzionali alla commissione dell’illecito, il divieto di contrarre con la Pubblica Amministrazione, l’esclusione da agevolazioni, finanziamenti, contributi o sussidi, l’eventuale revoca di quelli già concessi, il divieto di pubblicizzare beni o servizi.
Alle suddette sanzioni, pecuniaria ed interdittiva, si aggiungono la confisca (sempre disposta con la sentenza di condanna) del prezzo o del profitto del reato (anche “per equivalente”) e, in determinati casi, la pubblicazione della sentenza di condanna.
Il Legislatore ha, inoltre, previsto che tali misure interdittive - qualora sussistano gravi indizi di responsabilità dell’Ente e vi siano fondati e specifici elementi che facciano ritenere concreto il pericolo della commissione di illeciti della stessa indole - possano essere applicate, su richiesta del Pubblico Ministero, anche in via cautelare, già nella fase delle indagini.
Al verificarsi di specifiche condizioni, il Giudice, in sede di applicazione di una sanzione interdittiva che determinerebbe l’interruzione dell’attività dell’Ente, ha la facoltà di nominare un commissario che vigili sulla prosecuzione dell’attività stessa, per un periodo che corrisponde alla durata della pena interdittiva che sarebbe stata applicata.
Sono sottoposte alla disciplina di cui al Decreto Legislativo anche le società estere che operano in Italia, indipendentemente dall’esistenza o meno nel paese di appartenenza di norme che regolino in modo analogo la medesima materia.
I reati da cui può conseguire la responsabilità amministrativa per l’ente (c.d. “reati presupposto”) sono espressamente indicati nel Decreto Legislativo ed in taluni provvedimenti normativi che ne hanno allargato la portata:
Inoltre, la Legge 146/2006, pur non operando un’ulteriore modifica nel corpo del D.lgs. 231/2001, ha esteso la responsabilità degli enti anche alle ipotesi di commissione dei c.d. reati transnazionali. La descrizione delle singole condotte rilevanti ai fini della legge penale viene rinviata all’Allegato 1 - Catalogo dei Reati e degli Illeciti Amministrativi.
Il Decreto Legislativo prevede per l’Ente una forma specifica di esonero dalla responsabilità se:
Il Modello Organizzativo è l’insieme di regole, riportate nella Parte Speciale e nei Protocolli, sia di carattere comportamentale («Principi di Comportamento») sia di controllo il cui rispetto - nello svolgimento di attività nell’ambito dei Processi a Rischio - consente di prevenire comportamenti illeciti, scorretti, irregolari.
Il mancato rispetto da parte dei Destinatari del Modello Organizzativo e/o del Codice Etico è sanzionabile. A tal fine, il Modello Organizzativo si compone anche di un Sistema Disciplinare, previsto ed illustrato nel presente documento.
Nella predisposizione del presente documento la Società si è ispirata alle Linee Guida di Confindustria.
Resta inteso che la scelta di non adeguare il Modello Organizzativo ad alcune indicazioni di cui alle Linee Guida di Confindustria, non inficia la validità dello stesso. I Modelli di Organizzazione, Gestione e Controllo, infatti, devono essere redatti con riferimento alla realtà concreta della Società.
Roberto Cavalli S.p.A. è una delle principali aziende di moda italiana, conosciuta a livello mondiale ed attiva nella commercializzazione, sia all’ingrosso che al dettaglio, di capi di abbigliamento ed accessori per donna, uomo e bambino. È attiva anche nello sviluppo delle produzioni in licenza in svariati ambiti merceologici.
Si riportano di seguito le Funzioni Aziendali attraverso cui la Società opera:
Presso ognuna delle Funzioni sopra elencate operano risorse dotate del know how operativo richiesto dal precipuo campo di attività e coordinate da una figura responsabile a tal scopo nominata dalla Società.
In Cavalli è in vigore un Codice Etico (Allegato 2) che definisce i valori ai quali la Società si ispira nello svolgimento delle attività.
Il Codice Etico contiene i principi etici e le regole di comportamento che il Vertice Aziendale, i Dipendenti, tutti coloro che operano in nome o per conto della Società nonché i Soggetti Terzi sono tenuti a rispettare e/o condividere.
Le disposizioni del Modello Organizzativo sono ispirate dai principi etici e dalle regole di comportamento contenuti nel Codice Etico e sono integrate e compatibili con lo stesso.
L’adozione di un Modello Organizzativo in linea con le prescrizioni del Decreto Legislativo e in particolare degli articoli 6 e 7, unitamente all’emanazione del Codice Etico, è stata assunta nella convinzione che tale iniziativa possa costituire anche un valido strumento di sensibilizzazione nei confronti dei Destinatari, affinché gli stessi, nell’espletamento delle proprie attività, adottino comportamenti corretti e lineari, tali da prevenire il rischio di commissione dei Reati presupposto.
Più in particolare, il Modello si propone come finalità quelle di:
Il Modello Organizzativo predisposto dalla Società è volto a definire un sistema di controllo preventivo, diretto in primo luogo a programmare la formazione e l’attuazione delle decisioni della Società in relazione ai rischi/reati da prevenire ed è composto in particolare da:
Il presente Modello Organizzativo è destinato a:
Il rispetto delle prescrizioni dettate dal Decreto Legislativo, così come il rispetto dei principi comportamentali indicati nel Codice Etico, è richiesto anche ai Soggetti Terzi mediante la previsione – laddove possibile – di apposite clausole contrattuali.
La Società – nell’ambito del sistema di controllo preventivo già esistente – ha posto in essere le attività necessarie per l’adeguamento di tale sistema di controllo a quanto previsto dal Decreto Legislativo.
La Società, con l’adozione del Modello Organizzativo, si è posta l’obiettivo di dotarsi di un complesso di Principi di Comportamento e di modalità operative diretti a programmare la formazione e l’attuazione delle decisioni in relazione ai reati da prevenire, nel rispetto del sistema di attribuzione di funzioni e di deleghe di poteri, nonché delle procedure interne.
La Parte Speciale ed i Protocolli, intesi come regole a cui devono attenersi i Destinatari, si aggiungono all’intero complesso organizzativo di Roberto Cavalli S.p.A. (procedure, organigrammi e sistema di attribuzione di poteri) e sono integrate e compatibili con lo stesso.
Il Modello Organizzativo, nella prima revisione, è stato adottato dal Consiglio di Amministrazione della Società con deliberazione del 26 gennaio 2016.
Le modifiche o le integrazioni del Modello Organizzativo devono essere approvate dal Consiglio di Amministrazione della Società.
Per modifiche non sostanziali il Consiglio di Amministrazione nominerà un soggetto delegato che potrà avvalersi del parere dell’Organismo di Vigilanza. Tali modifiche verranno comunicate all’organo dirigente e da questo ratificate o eventualmente integrate o modificate nella prima adunanza utile. La pendenza della ratifica non priva di efficacia le modifiche nel frattempo adottate.
L’art. 6 comma 2 lett. a) del Decreto Legislativo prevede espressamente che il Modello Organizzativo debba “individuare le attività nel cui ambito possono essere commessi reati”. Pertanto la Società ha provveduto ad analizzare le attività aziendali, i processi di formazione e attuazione delle decisioni all’interno delle singole aree aziendali nonché i sistemi di controllo interno.
In particolare, nell’ambito delle suddette attività, Cavalli, con il supporto di consulenti esterni, ha provveduto a:
Al termine delle verifiche di cui al precedente paragrafo 7.1, la Società ha individuato le attività aziendali o le fasi delle stesse nel cui ambito possono essere astrattamente commessi Reati e/o Illeciti Amministrativi (di seguito i “Processi a Rischio”).
Al fine di individuare i Processi a Rischio, la Società – con il supporto di consulenti esterni – ha posto in essere le seguenti attività:
Specificatamente i Processi a Rischio nel cui ambito possono essere astrattamente commessi Reati, sono di seguito riportati:
Con riferimento ai Processi a Rischio sopra riportati, risultano astrattamente applicabili le seguenti categorie di Reati:
La Società, in relazione all’attività sociale svolta, ritiene non applicabili i Reati di seguito elencati:
La Società si impegna a svolgere un continuo monitoraggio sulla propria attività, sia in relazione ai reati sopra elencati, sia in relazione a possibili modifiche ed integrazioni del Decreto Legislativo.
Ai sensi di quanto disposto dall’art. 6, comma 2, del Decreto, il Modello Organizzativo deve, tra l’altro, «prevedere specifici protocolli diretti a programmare la formazione e l’attuazione delle decisioni dell’ente in relazione ai reati da prevenire».
La menzionata disposizione evidenzia la necessità di istituire – ovvero migliorare ove esistenti – appositi meccanismi di procedimentalizzazione della gestione e delle decisioni, al fine di rendere documentate e verificabili le varie fasi di ciascun processo aziendale.
Appare dunque evidente che l’insieme di strutture organizzative, attività e regole operative applicabili – su indicazione del management – in ambito aziendale deve essere preordinato a tale specifico obiettivo, con l’intento di garantire, con ragionevole certezza, il raggiungimento delle finalità rientranti in un adeguato ed efficiente sistema di monitoraggio dei rischi, ivi incluso quello di incorrere nelle sanzioni previste dal Decreto Legislativo.
L’impianto organizzativo in essere è ispirato ai seguenti principi:
L’adeguata formazione e la costante/periodica informazione del personale in ordine ai principi e alle prescrizioni contenute nel Modello Organizzativo rappresentano fattori di grande importanza per la corretta ed efficace attuazione del sistema di prevenzione aziendale.
I Destinatari sono tenuti ad avere piena conoscenza degli obiettivi di correttezza e trasparenza che si intendono perseguire con il Modello Organizzativo e delle modalità attraverso le quali la Società ha inteso perseguirli, approntando un adeguato sistema di procedure e controlli.
L’adozione del Modello Organizzativo è comunicata a tutti i Destinatari al momento dell’adozione stessa. Alle risorse di nuovo inserimento viene consegnato un set informativo contenente il presente documento “Modello di organizzazione, gestione e controllo ai sensi del D. Lgs. 231/2001” con i relativi allegati. L’avvenuta consegna della documentazione di cui sopra dovrà risultare da meccanismi – anche informatici – atti a comprovarne l’effettiva ricezione; in ottemperanza alla normativa vigente in materia di diritto del lavoro il Modello potrà essere affisso in un luogo accessibile a tutti.
Ogni modifica del Modello Organizzativo deve essere comunicata ai Destinatari, con illustrazione delle modifiche stesse, mediante meccanismi – anche informatici – atti a comprovarne l’effettiva e consapevole ricezione della comunicazione.
L’attività di formazione finalizzata a diffondere la conoscenza della normativa di cui al Decreto Legislativo è differenziata, nei contenuti e nelle modalità di erogazione, in funzione della qualifica dei destinatari, del livello di rischio dell’area in cui operano e dell’avere o meno funzioni di rappresentanza della Società.
In particolare, il livello di formazione e di informazione del personale della Società avrà un maggior grado di approfondimento con riguardo a coloro che operano nelle aree di attività a rischio.
Rientrano nella formazione, oltre a corsi specifici, anche il ricorso a strumenti di divulgazione, quali, a titolo esemplificativo, occasionali e-mail di aggiornamento o note informative interne.
In ogni caso, successivamente alla formale adozione del Modello Organizzativo da parte del Consiglio di Amministrazione, sarà tenuto un corso introduttivo generale finalizzato ad illustrare il quadro normativo di riferimento, i principi di riferimento del Modello Organizzativo, gli obblighi informativi e le regole comportamentali da seguire nelle aree a rischio.
Il programma di formazione potrà essere realizzato con modalità che permettano, tra l’altro, di aggiornare tutti Destinatari in merito alle novità, alle integrazioni della normativa e del Modello Organizzativo.
Per i neoassunti operanti nelle aree di attività a rischio, saranno previsti specifici momenti di formazione, previo accordo con il relativo responsabile gerarchico.
La partecipazione obbligatoria ai momenti formativi sarà formalizzata attraverso la richiesta, anche eventualmente in modalità elettronica, della firma di presenza.
La mancata partecipazione senza giustificato motivo potrà essere valutata dalla Società quale violazione del Modello Organizzativo.
All’OdV è assegnato il compito di verificare che le funzioni aziendali pongano in essere le iniziative per la diffusione della conoscenza e della comprensione del Modello Organizzativo.
Nell’ambito delle proprie attribuzioni, l’OdV potrà prevedere specifici controlli, anche a campione o attraverso test di valutazione/autovalutazione, volti a verificare la qualità del contenuto dei programmi di formazione e l’effettiva efficacia della formazione erogata.
Cavalli promuove la conoscenza e l’osservanza del Modello Organizzativo anche tra gli agenti, i collaboratori, i partner, i consulenti a vario titolo ed i fornitori. A questi saranno pertanto fornite apposite informative sui principi, le politiche e le procedure che la Società ha adottato sulla base del presente Modello, nonché i testi delle clausole contrattuali che, coerentemente ai principi ed alle politiche contenute nel Modello Organizzativo nonché nel Codice Etico, saranno adottate dalla Società.
Il Consiglio di Amministrazione della Società, in attuazione di quanto previsto dal Decreto Legislativo, ha istituito l’Organismo di Vigilanza e di Controllo (OdV), al quale è affidato il compito di vigilare sul funzionamento e sull’osservanza del Modello Organizzativo, nonché di curarne l’aggiornamento attraverso la formulazione di suggerimenti e proposte di adeguamento del Modello Organizzativo al Consiglio di Amministrazione e la successiva verifica di attuazione delle stesse. Sono pertanto di competenza dell’Organismo di Vigilanza di Cavalli le attività di vigilanza e controllo previste dal Modello Organizzativo.
La nomina dell’OdV, nonché l’eventuale revoca (per giusta causa), sono di competenza del Consiglio di Amministrazione, al quale l’OdV riporta direttamente.
Secondo le disposizioni del Decreto (artt. 6 e 7) e le indicazioni contenute nella Relazione di accompagnamento al Decreto Legislativo, le caratteristiche dell’OdV debbono essere:
I requisiti di autonomia e indipendenza garantiscono l’effettivo adempimento dei compiti e delle funzioni assegnate all’OdV. A tal fine è necessario che l’OdV non sia direttamente coinvolto nelle attività gestionali che costituiscono l’oggetto della sua attività di controllo né sia gerarchicamente sottoposto a quanti effettuino dette attività. Tali requisiti si possono ottenere garantendo all’OdV la più elevata indipendenza gerarchica, prevedendo un’attività di reporting al Vertice Aziendale, ovvero al Presidente, al Procuratore Generale ed agli altri membri del Consiglio di Amministrazione.
L’OdV deve possedere competenze tecnico-professionali adeguate alle funzioni che è chiamato a svolgere. Tali caratteristiche, unite all’indipendenza, garantiscono l’obbiettività di giudizio.
L’OdV deve:
L’OdV resta in carica per il periodo definito dall’ organo dirigente nell’atto di nomina ed è rieleggibile.
La sostituzione di uno o più componenti dell’OdV prima della scadenza del mandato può avvenire solo per giusta causa o giustificato motivo, intendendosi per tali, a titolo esemplificativo:
Il Consiglio di Amministrazione della Società stabilisce, per l’intera durata della carica, il compenso annuo spettante all’Organismo di Vigilanza.
All’Organismo di Vigilanza è assegnato un budget annuale, stabilito con delibera dal Consiglio di Amministrazione, affinché l’OdV medesimo possa svolgere i suoi compiti in piena autonomia, senza limitazioni che possano derivare da insufficienza delle risorse finanziarie in sua dotazione. In ogni caso, l’Organismo di Vigilanza potrà richiedere al Consiglio di Amministrazione risorse ulteriori rispetto al fondo di dotazione, utili a consentirne la normale operatività e lo svolgimento delle analisi e delle indagini ritenute necessarie per la verifica dell’adeguatezza del Modello Organizzativo.
Nei casi di decadenza, sospensione e revoca di un componente dell’Organismo di Vigilanza, il Consiglio di Amministrazione provvede a reintegrarne la composizione.
L’OdV si intende comunque decaduto se vengono a mancare, per dimissioni o altre cause, la maggioranza dei componenti. In tal caso, il Consiglio di Amministrazione provvede a nominare i nuovi componenti.
Nel caso di nomina di un Organismo di Vigilanza plurisoggettivo, l’OdV provvederà ad autoregolamentarsi attraverso uno specifico Regolamento, corredato da norme volte a garantirne il miglior funzionamento. L’adozione di tale Regolamento è portata a conoscenza del Consiglio di Amministrazione alla prima seduta utile.
Fermo restando l’accertamento da parte del Consiglio di Amministrazione come di seguito indicato, non possono assumere il ruolo di membri dell’Organismo di Vigilanza e se nominati decadono dall’ufficio coloro che:
Ai fini dell’applicazione delle previsioni del presente paragrafo, per sentenza di condanna si intende anche quella pronunciata ai sensi dell’articolo 444 c.p.p., fatti comunque salvi gli effetti della declaratoria giudiziale di estinzione del reato ai sensi dell’articolo 445, comma secondo, c.p.p.
Sarà cura dell’OdV comunicare tempestivamente al Consiglio di Amministrazione l’insorgere di cause di decadenza.
Ove si verifichi una delle sopra citate cause di decadenza, il Consiglio di Amministrazione, esperiti gli opportuni accertamenti, sentito l’interessato e gli altri componenti dell’OdV, previo parere del Collegio Sindacale, deve adottare a maggioranza assoluta i provvedimenti che ritiene opportuni sino alla dichiarazione di avvenuta decadenza del componente.
Nell’ipotesi in cui l’OdV sia composto anche di membri appartenenti al Collegio Sindacale, l’audizione preventiva del Collegio Sindacale dovrà essere effettuata soltanto nei confronti dei membri del Collegio non appartenenti all’OdV.
La delibera di decadenza dovrà essere comunicata all’Assemblea dei Soci alla prima occasione utile.
Costituiscono cause di sospensione dalla funzione di componente dell’Organismo di Vigilanza:
Ove si verifichi una delle sopra citate cause di sospensione, il Consiglio di Amministrazione, esperiti gli opportuni accertamenti, sentito l’interessato e gli altri membri dell’OdV, previo parere del Collegio Sindacale, deve adottare a maggioranza assoluta i provvedimenti che ritiene opportuni sino alla dichiarazione di sospensione del componente. Nell’ipotesi in cui l’OdV sia composto anche di membri appartenenti al Collegio Sindacale, l’audizione preventiva del Collegio Sindacale dovrà essere effettuata soltanto nei confronti dei membri del Collegio non appartenenti all’OdV. La delibera di sospensione dovrà essere comunicata all’Assemblea dei Soci alla prima occasione utile. Revoca Costituiscono cause di revoca dalla funzione di componente dell’Organismo di Vigilanza, a titolo esemplificativo e non esaustivo:
Ove si verifichi una delle sopra citate cause di revoca, il Consiglio di Amministrazione, esperiti gli opportuni accertamenti, sentito l’interessato e gli altri membri dell’OdV, previo parere del Collegio Sindacale, deve adottare a maggioranza assoluta i provvedimenti che ritiene opportuni sino alla dichiarazione di revoca del componente.
Nell’ipotesi in cui l’OdV sia composto anche di membri appartenenti al Collegio Sindacale, l’audizione preventiva del Collegio Sindacale dovrà essere effettuata soltanto nei confronti dei membri del Collegio non appartenenti all’OdV.
La delibera di revoca dovrà essere comunicata all’Assemblea dei Soci alla prima occasione utile.
Nell’ipotesi in cui l’OdV sia composto anche da dipendenti della Società, il licenziamento del dipendente che faccia parte dell’OdV, per tutta la durata dell’attribuzione e per i sei mesi successivi alla cessazione della stessa, oltre che per dimissioni, potrà avvenire solo per giusta causa o giustificato motivo ai sensi di legge, e sarà, in tali ultimi due casi, debitamente motivato. La cessazione del rapporto di lavoro con la Società del soggetto interno, a qualsiasi causa dovuta, determina la contemporanea decadenza dall’incarico di componente dell’OdV, salvo diversa delibera dell’organo dirigente.
L’OdV deve verificare periodicamente l’efficacia e l’idoneità del Modello Organizzativo a prevenire la commissione degli illeciti di cui al Decreto Legislativo. In particolare sono previste:
Ai fini di un programmato esercizio dei poteri di vigilanza assegnati, l’OdV presenta annualmente al Consiglio di Amministrazione il proprio Piano di Intervento, informandolo circa le attività che prevede di svolgere e le aree che saranno oggetto di verifiche. L’Organismo di Vigilanza può comunque effettuare, nell’ambito delle attività aziendali sensibili e qualora lo ritenga necessario ai fini dell’espletamento delle proprie funzioni, controlli non previsti nel Piano di Intervento (cosiddetti “controlli a sorpresa”).
Nell’attuazione del Piano di Intervento, l’OdV adotta procedure utili allo svolgimento dell’attività di vigilanza e di controllo, che saranno comunicate alle funzioni interessate, e può istituire gruppi di lavoro su particolari tematiche. In caso di circostanze particolari (ad esempio, emersione di precedenti violazioni), l’OdV avrà cura di applicare sistematiche procedure di ricerca e identificazione dei rischi oggetto di analisi.
In particolare, può richiedere di consultare la documentazione inerente all’attività svolta dalle singole unità organizzative e dai soggetti preposti ai processi a rischio oggetto di controllo e/o di verifica, estraendone eventualmente copia, nonché effettuare interviste e richiedere, se del caso, relazioni scritte. Nel corso di tali operazioni deve tenere costantemente informato il responsabile dell’unità organizzativa interessata.
L’OdV, a seguito delle verifiche effettuate, può segnalare al responsabile eventuali osservazioni e/o suggerimenti.
L’attività svolta dall’OdV deve essere documentata, anche in forma sintetica. La relativa documentazione deve essere custodita dallo stesso OdV, in modo che ne sia assicurata la riservatezza, anche nel rispetto della normativa in materia di protezione dei dati personali.
L’OdV, a seguito delle verifiche effettuate, delle modifiche normative di volta in volta intervenute nonché dell’eventuale insorgenza di nuovi processi a rischio, propone al Consiglio di Amministrazione gli adeguamenti e gli aggiornamenti del Modello Organizzativo che ritiene opportuni.
Per l’attività di verifica, l’OdV può avvalersi del supporto di consulenti esterni con adeguate competenze in materia.
I Flussi Informativi possono essere inoltrati con le seguenti modalità:
In ogni caso all’OdV sono conferiti tutti i poteri ai sensi del Modello Organizzativo per richiedere in ogni momento qualsiasi informazione, dato, documento, notizia ai Destinatari. I Destinatari dovranno fornire senza indugio quanto richiesto all’OdV.
Resta altresì fermo il principio che ogni informazione o notizia che ai sensi del Modello Organizzativo possa considerarsi rilevante dovrà essere trasmessa senza indugio all’OdV.
Oltre ai Flussi Informativi come indicati nel Modello Organizzativo, il Vertice Aziendale è tenuto a comunicare all’Organismo di Vigilanza:
Tutti i Flussi Informativi inviati all’OdV sono trattati e conservati dall’OdV medesimo in un apposito archivio informatico e/o cartaceo tenuto in conformità alle disposizioni di cui al Regolamento Europeo 2016/679 in tema di protezione dei dati personali (GDPR).
I Destinatari del Modello Organizzativo che decidono di effettuare una Segnalazione di Violazione all’OdV devono attenersi alle modalità esposte nei paragrafi che seguono.
La Segnalazione deve avere ad oggetto circostanze di condotte illecite, rilevanti e fondate su elementi di fatto precisi e concordanti, o Violazioni di cui il Segnalante sia venuto a conoscenza in ragione della funzione svolta.
Il Segnalante è tenuto a fornire tutti gli elementi utili a consentire all’OdV di procedere alle dovute e appropriate verifiche a riscontro della fondatezza dei fatti oggetto di Segnalazione.
A tal fine, la Segnalazione dovrebbe preferibilmente contenere i seguenti elementi:
In caso di Segnalazioni anonime l’OdV si riserva di valutare la presa in considerazione delle stesse sulla base della gravità dei fatti segnalati e in relazione al livello di dettaglio e precisione del contenuto della Segnalazione.
Le Segnalazioni possono essere inoltrate con le seguenti modalità:
I predetti canali garantiscono la riservatezza dell’identità del Segnalante nelle attività di gestione della Segnalazione.
Tutte le Segnalazioni sono oggetto di analisi preliminare da parte dell’OdV che, al fine di valutarne la fondatezza, verifica la presenza di dati ed informazioni utili.
L’OdV provvede all’attività di verifica nel rispetto dei principi di imparzialità e di riservatezza, effettuando, nell’ambito dei poteri di controllo e verifica previsti dal Modello Organizzativo, ogni attività ritenuta opportuna, inclusa l’audizione del Segnalante, se noto, e delle eventuali Funzioni Aziendali competenti.
Qualora, a conclusione della fase di analisi preliminare, emerga:
Qualora la Violazione sia di particolare gravità ovvero riguardi il Vertice Aziendale, l’OdV informa l’organo dirigente ed il Collegio Sindacale, laddove nominato, e, qualora sia il caso, informa i soci della Società.
Nella gestione delle Segnalazioni, l’OdV agisce nella massima riservatezza, in modo da garantire i segnalanti contro eventuali comportamenti ritorsivi, discriminatori e/o penalizzanti, collegati – direttamente o indirettamente – alla Segnalazione stessa, i quali sono espressamente vietati e soggetti alle sanzioni previste nel Sistema Disciplinare, assicurando la segretezza dell’identità del segnalante (salvo la ricorrenza di eventuali obblighi di legge).
Qualora la Violazione riguardi uno o più componenti dell’OdV, la Segnalazione deve essere inoltrata all’organo dirigente per le opportune valutazioni.
Ogni Segnalazione/comunicazione inviata all’OdV è trattata e conservata dall’OdV medesimo in un apposito archivio informatico e/o cartaceo tenuto in conformità alle disposizioni di cui al Regolamento Europeo 2016/679 in tema di protezione dei dati personali (GDPR).
Si evidenzia che avrà accesso a tali comunicazioni unicamente l’OdV, che si impegna a farne uso unicamente per i fini di verifica propri della funzione da essi ricoperta.
L’OdV riferisce direttamente al Consiglio di Amministrazione in ordine alle tematiche inerenti al Modello Organizzativo.
L’OdV informa, anche per iscritto, il Consiglio di Amministrazione in merito all’applicazione e all’efficacia del Modello Organizzativo almeno annualmente (indicando in particolare i controlli effettuati e l’esito degli stessi, nonché l’eventuale aggiornamento dei processi a rischio), o in tempi diversi con riferimento a specifiche ovvero significative situazioni.
L’OdV potrà essere convocato dal Consiglio di Amministrazione per riferire sulla propria attività e potrà chiedere di conferire con lo stesso.
L’OdV potrà inoltre chiedere di essere sentito dal Consiglio di Amministrazione ogni qualvolta ritenga opportuno riferire tempestivamente in ordine a violazioni del Modello Organizzativo o richiedere l’attenzione su criticità relative al funzionamento ed al rispetto del Modello Organizzativo medesimo. In caso di necessità e/o urgenza l’OdV potrà conferire direttamente con il Presidente o il Procuratore Generale del Consiglio di Amministrazione.
L’OdV è competente a fornire i chiarimenti opportuni in presenza di problematiche interpretative o di quesiti relativi al Modello Organizzativo.
L’Organismo di Vigilanza convoca periodicamente riunioni con il Collegio Sindacale e la Società di Revisione nel corso dei quali approfondire le principali attività poste in essere nell’ambito delle rispettive competenze ed i rilievi eventualmente emersi. A tali incontri potranno essere invitate le funzioni aziendali di volta in volta interessate con riferimento alle tematiche oggetto di analisi.
L’articolo 6, comma 2 lettera c) del Decreto Legislativo richiede l’individuazione delle modalità di gestione delle risorse finanziarie idonee ad impedire la commissione dei reati. Pertanto la Società ha ritenuto opportuno, ad integrazione del Modello Organizzativo, emettere un Protocollo 231 Flussi Monetari e Finanziari che regolamenta per ogni singola tipologia di transazione i soggetti coinvolti ed i relativi poteri, gli strumenti adottati e i collegamenti con il sistema amministrativo/contabile.
Il presente sistema disciplinare è adottato ai sensi dell’art. 6, comma secondo, lett. e) e dell’art. 7, comma quarto, lett. b) del Decreto Legislativo.
Il sistema disciplinare è diretto a sanzionare la violazione delle previsioni del Modello Organizzativo e dei principi del Codice Etico.
Il sistema disciplinare è stato predisposto coerentemente alle previsioni di cui all’art. 7 della Legge 300/1970 e s.m.i. (Statuto dei Lavoratori), dei Contratti Collettivi Nazionali di Lavoro (CCNL) di categoria applicati al personale dipendente e delle previsioni normative e contrattuali.
L’irrogazione di sanzioni disciplinari per violazione del Modello Organizzativo e/o del Codice Etico prescinde dall’eventuale instaurazione di un procedimento penale e dall’esito del conseguente giudizio per la commissione di uno dei reati previsti dal Decreto Legislativo.
Le sanzioni potranno essere applicate nel caso di violazioni consistenti:
L’elenco delle fattispecie è a titolo esemplificativo e non tassativo.
Nei casi di inosservanza e/o violazioni del Modello Organizzativo, la tipologia e l’entità delle sanzioni specifiche verranno applicate in proporzione alla gravità delle mancanze e, comunque, tenendo in considerazione gli elementi di seguito elencati:
Qualora con un solo atto siano state commesse più infrazioni, punite con sanzioni diverse, sarà applicata la sanzione più grave.
L’eventuale irrogazione della sanzione disciplinare, prescindendo dall’eventuale instaurazione del procedimento e/o dall’esito dell’eventuale giudizio penale, dovrà essere, per quanto possibile, ispirata ai principi di tempestività.
Infine, fermo restando quanto previsto al precedente paragrafo 9.6.3 “Attività di verifica della fondatezza delle Segnalazioni” e fermo restando il rispetto del procedimento di cui all’art. 7 della Legge 300/1970 e s.m.i. (c.d. Statuto dei Lavoratori) per i soggetti che abbiano un rapporto di lavoro subordinato con la Società, qualora l’OdV riscontri una violazione informa i seguenti soggetti:
In ogni caso la titolarità e l’esercizio del potere disciplinare o dell’esercizio dei diritti contrattuali deve essere esercitato nel rispetto del sistema di deleghe e procure in vigore.
Ai sensi del combinato disposto degli artt. 5, lettera b) e 7 del Decreto Legislativo, ferma la preventiva contestazione e la procedura prescritta dall’art. 7 della legge 20 maggio 1970 n. 300 (c.d. Statuto dei Lavoratori), le seguenti sanzioni potranno essere applicate, tenuto conto dei criteri generali di cui sopra, nei confronti dei dipendenti (quadri ed impiegati):
a) Biasimo Verbale
La sanzione del biasimo verbale potrà essere comminata nei casi di lievi mancanze o inosservanze del Modello Organizzativo e/o del Codice Etico.
b) Biasimo scritto
La sanzione del biasimo scritto potrà essere comminata in caso di mancanze o inosservanze più gravi di quelle che comportano l’applicazione del biasimo verbale ovvero nel caso di recidiva, da parte del lavoratore, nelle infrazioni punibili singolarmente con la sanzione del biasimo verbale.
c) Multa
Oltre che nei casi di recidiva nella commissione di infrazioni da cui possa derivare l’applicazione del biasimo scritto, la multa potrà essere comminata qualora vengano rilevate mancanze o inosservanze più gravi di quelle che comportano l’applicazione del biasimo scritto, per un importo fino a 4 (quattro) ore della retribuzione base.
d) Sospensione dalla retribuzione e dal servizio
La sanzione della sospensione dalla retribuzione e dal servizio potrà essere comminata nei casi di gravi violazioni delle previsioni del Modello Organizzativo e/o del Codice Etico ovvero nei casi di recidiva nella commissione di infrazioni da cui possa derivare l’applicazione della multa. La sospensione della retribuzione e dal servizio può essere applicata per un massimo di giorni 10 (dieci).
e) Licenziamento con preavviso
La sanzione del licenziamento con preavviso potrà essere comminata nei casi di violazioni particolarmente gravi ovvero nei casi di recidiva nella commissione di infrazioni da cui possa derivare l’applicazione della sospensione dalla retribuzione e dal servizio.
f) Licenziamento senza preavviso
La sanzione del licenziamento senza preavviso potrà essere comminata per mancanze così gravi da far venir meno il rapporto fiduciario con la Società e non consentire, pertanto, la prosecuzione neppure provvisoria del rapporto di lavoro quali, a titolo esemplificativo e non tassativo:
Ove i dipendenti siano muniti di procura con potere di rappresentare all’esterno la Società, l’irrogazione della sanzione può comportare la revoca della procura stessa. Nel corso del procedimento disciplinare potranno altresì essere disposti provvedimenti cautelari, tra cui la sospensione.
Ai sensi del combinato disposto degli artt. 5, lettera b) e 7 del Decreto Legislativo e delle vigenti norme di legge e di contratto, le seguenti sanzioni potranno essere applicate nei confronti dei dirigenti, osservando i criteri generali di irrogazione anche formali (contestazione scritta e richiesta di giustificazioni):
a) Censura scritta
La sanzione dell’ammonizione scritta potrà essere comminata in caso di mancanze o inosservanze più gravi di quelle che comportano l’applicazione del biasimo verbale ovvero nel caso di recidiva, da parte del lavoratore, nelle infrazioni punibili singolarmente con la sanzione del biasimo verbale.
b) Licenziamento con preavviso
La sanzione del licenziamento con preavviso potrà essere comminata nei casi di violazioni particolarmente gravi ovvero nei casi di recidiva nella commissione di infrazioni da cui possa derivare l’applicazione della sospensione dalla retribuzione e dal servizio.
c) Licenziamento senza preavviso
La sanzione del licenziamento senza preavviso potrà essere comminata per mancanze così gravi da far venir meno il rapporto fiduciario con la Società e non consentire, pertanto, la prosecuzione neppure provvisoria del rapporto di lavoro quali, a titolo esemplificativo e non tassativo:
Ove i dirigenti siano muniti di procura con potere di rappresentare all’esterno la Società, l’irrogazione della censura scritta potrà comportare anche la revoca della procura stessa. Nel corso del procedimento disciplinare potranno altresì essere disposti provvedimenti cautelari, tra cui la sospensione. Nel caso in cui la Società decida di procedere al licenziamento, questo avrà effetto dal giorno in cui ha avuto inizio la sospensione cautelare.
Le violazioni del Modello Organizzativo e/o del Codice Etico da parte del Vertice Aziendale vengono segnalate al Consiglio di Amministrazione che provvederà ad adottare i provvedimenti più idonei. Tra le sanzioni applicabili al Vertice Aziendale vi sono: la revoca della delega, della procura e/o dell’incarico conferiti all’interessato e, qualora sia altresì legato alla Società da un rapporto di lavoro dipendente, potranno essere comminate le sanzioni di cui ai precedenti paragrafi 11.5 e 11.6. Indipendentemente dall’applicazione della misura di tutela è fatta salva, comunque, la facoltà della Società di proporre azioni di responsabilità e/o risarcitorie.
La Società ritiene che ogni comportamento posto in essere da Soggetti Terzi che possa comportare il rischio di commissione di uno dei Reati sia da censurare. Pertanto, le violazioni consistenti:
costituiscono inadempimento delle obbligazioni contrattuali assunte, con ogni conseguenza di legge, e possono quindi comportare – nei casi più gravi e coerentemente con le previsioni contrattuali - la risoluzione del contratto e/o la revoca dell’incarico nonché il risarcimento dei danni eventualmente subiti dalla Società.
Allegato 1 - Catalogo dei Reati e degli Illeciti Amministrativi
Allegato 2 - Codice Etico
Allegato 3 - Elenco dei Flussi Informativi