Ai fini della presente procedura, ove non diversamente specificato, i termini di seguito elencati hanno il significato per ciascuno di essi di seguito attribuito:
I termini definiti al singolare si intendono anche al plurale ove il contesto lo richieda e viceversa.
Ai fini dell’applicazione del D.Lgs. 24/2023, la presente procedura definisce, nell’ambito dell’attività svolta da Roberto Cavalli S.p.A. (di seguito anche solo «Roberto Cavalli» o «Società»), i principi generali posti, in particolare, a salvaguardia dei Segnalanti, le modalità operative da osservare nella gestione delle Segnalazioni interne, le modalità di presentazione di una Divulgazione Pubblica o di una Segnalazione esterna, le misure di protezione nonché il Sistema Disciplinare.
La presente procedura assume validità dalla data della sua emissione indicata in copertina.
Ogni eventuale successivo aggiornamento annulla e sostituisce, dalla data della sua emissione, tutte le versioni
emesse precedentemente.
Possono effettuare Segnalazioni interne, Segnalazioni esterne (alle condizioni di cui al successivo § 4.3), Divulgazione Pubbliche (alle condizioni di cui al successivo § 4.4), ovvero denunce all’autorità giudiziaria o contabile i seguenti soggetti:
Posto il generale divieto di effettuare Segnalazioni, denunce all’autorità giudiziaria o contabile o Divulgazioni Pubbliche manifestamente infondate e/o effettuate con dolo (ad es. a fini diffamatori) o con colpa grave, le Violazioni, che possono essere oggetto di Segnalazione, denunce all’autorità giudiziaria o contabile o Divulgazioni Pubbliche riguardano le seguenti tipologie di cui si è venuti a conoscenza nell’ambito del proprio Contesto Lavorativo, in particolare:
Non saranno in alcun modo prese in considerazione delle Segnalazioni interne non rientranti nello scopo e nell’oggetto della presente procedura7
Il Segnalante è tenuto a fornire tutti gli elementi utili a consentire le dovute e appropriate verifiche a riscontro della fondatezza dei fatti oggetto di Segnalazione interna. A tal fine, la Segnalazione interna dovrebbe contenere circostanze e informazioni concrete, documentate e/o documentabili, tali da far ragionevolmente ritenere che gli atti/fatti od omissioni segnalati costituiscano Violazione. Preferibilmente dovrebbe riportare quanto segue:
In caso di Segnalazioni interne anonime, il Gestore delle Segnalazioni si riserva di prenderle in considerazione sulla base della gravità dei fatti segnalati e in relazione al livello di dettaglio e precisione del contenuto della Segnalazione interna.
Le Segnalazioni interne possono essere effettuate con le seguenti modalità:
Il Gestore delle Segnalazioni è il soggetto deputato alla ricezione delle Segnalazioni interne, che saranno gestite dai soggetti di seguito indicati (nel seguito “Responsabile Whistleblowing”).In particolare, fatto salvo quanto previsto al successivo § 4.2.4, il Gestore delle Segnalazioni è l’unico soggetto deputato ad accedere ai Canali di Segnalazione interni nonché a prendere visione del contenuto delle Segnalazioni interne, previa autorizzazione scritta da parte della Società ai sensi dell’art. 29 del GDPR, e dovrà adottare modalità idonee a prevenire la perdita, la distruzione e l’accesso non autorizzato alle Segnalazioni interne. Qualora il Gestore delle Segnalazioni sia un organo collegiale, ciascun componente dovrà essere munito di credenziali di autenticazione personali per l’accesso alla piattaforma informatica dedicata all’invio delle Segnalazioni interne. La Segnalazione interna presentata ad un soggetto diverso dal Gestore delle Segnalazioni è trasmessa, entro sette giorni dal suo ricevimento, al Gestore delle Segnalazioni. Ricevuta la Segnalazione interna, il Gestore delle Segnalazioni:
La gestione delle Segnalazioni interne avviene in conformità alle fasi nel seguito descritte:
In ogni fase di gestione della Segnalazione interna, il Gestore delle Segnalazioni:
Tutte le Segnalazioni interne sono oggetto di analisi preliminare da parte del Gestore delle Segnalazioni che ne valuta l’oggetto e procede come segue:
Qualora la Segnalazione interna sia di competenza di diversi Responsabili Whistleblowing, quest’ultimi si coordineranno per la relativa gestione delle Segnalazioni interne nel rispetto della normativa di riferimento.
Il Responsabile Whistleblowing effettua una prima disamina della Segnalazione interna al fine di valutare fin da subito se la Segnalazione interna risulta:
In tali ipotesi, il Responsabile Whistleblowing comunica l’inammissibilità al Gestore delle Segnalazioni che procede a comunicare al Segnalante la circostanza entro tre mesi dalla data dell’avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della Segnalazione interna e ad archiviare la Segnalazione interna.
Nel caso in cui il Segnalante:
− abbia da segnalare che il Canale di Segnalazione interno implementato dalla Società non sia attivo ovvero, anche se attivato, non sia conforme a quanto previsto dall’art. 4 del D.Lgs. 24/2023; − abbia già effettuato una Segnalazione interna e questa non abbia avuto seguito nei termini previsti; oppure − abbia fondati motivi per ritenere che, se presentasse una Segnalazione interna, questa non avrebbe un seguito efficace o che la stessa Segnalazione interna potrebbe comportare il rischio di Ritorsioni; − abbia fondati motivi per ritenere che la Violazione possa rappresentare un pericolo imminente o evidente per l’interesse pubblico; − abbia fondati motivi per ritenere che il Gestore delle Segnalazioni versi in un’ipotesi di conflitto di interessi (a titolo esemplificativo, nel caso in cui la Segnalazione abbia ad oggetto una Violazione posta in essere dal Gestore; − sia il Gestore delle Segnalazioni, il Segnalante medesimo può effettuare una Segnalazione esterna all’Autorità Nazionale Anticorruzione per l’Italia (ANAC), in forma scritta, attraverso le piattaforme informatiche o gli altri mezzi implementati dall’ANAC, o in forma orale, attraverso la linea telefonica e/o il sistema di messaggistica vocale registrata implementato dall’organismo/autorità nazionale. L’ANAC deve garantire la massima riservatezza dell’identità del Segnalante, della Persona coinvolta e di quella altrimenti menzionata nella Segnalazione, nonché del contenuto della Segnalazione e della relativa documentazione. Le previsioni di cui al presente paragrafo non si applicano nel caso di Segnalazioni che abbiano ad oggetto violazioni diverse da quelle indicate alle lettere b) – e) del § 4.1. In ogni caso, i soggetti che hanno subito una Ritorsione hanno la facoltà di darne comunicazione all’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC), che, ai sensi dell’art. 19 D.Lgs. 24/2023, è tenuta a informare l’Ispettorato Nazionale del Lavoro per i provvedimenti di propria competenza. 4.4 DIVULGAZIONI PUBBLICHE Può effettuare una Divulgazione Pubblica il Segnalante che: − abbia previamente effettuato una Segnalazione interna ed una Segnalazione esterna ovvero abbia effettuato direttamente una Segnalazione esterna alle condizioni e con le modalità previste dagli artt. 4 e 7 del D.Lgs. 24/2023 cui non è stato dato riscontro nei termini previsti dagli artt. 5 e 8 del D.Lgs. 24/2023 (i.e. entro tre mesi dalla data dell’avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della Segnalazione, ovvero entro sei mesi in caso di Segnalazione esterna se ricorrono giustificate e motivate ragioni); oppure − abbia fondato motivo di ritenere che la Violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse; − abbia fondato motivo di ritenere che la Segnalazione esterna possa comportare il rischio di Ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato timore che chi ha ricevuto la Segnalazione esterna possa essere colluso con l’autore della Violazione o coinvolto nella Violazione stessa.Le previsioni di cui al presente paragrafo non si applicano nel caso di segnalazioni che abbiano ad oggetto violazioni diverse da quelle indicate alle lettere b) – e) del § 4.1.
Le misure di protezione si applicano nelle seguenti ipotesi:
a) se al momento della Segnalazione o della denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o della Divulgazione Pubblica, il Segnalante (o denunciante) aveva fondato motivo di ritenere che le Informazioni sulle Violazioni segnalate, divulgate pubblicamente o denunciate fossero vere e rientrassero nell’ambito oggettivo (§ 4.1); b) se la Segnalazione o Divulgazione Pubblica è stata effettuata secondo le modalità indicate nella presente procedura; c) nei casi di Segnalazione, denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o Divulgazione Pubblica anonima, se il Segnalante è stato successivamente identificato e/o ha subito Ritorsioni.| Misura | Riferimento normativo e descrizione |
|---|---|
| Divieto di atti ritorsivi | Il divieto è previsto dall’art. 17 del D.Lgs. 24/2023, che si intende qui interamente richiamato.8 Gli atti assunti in violazione di tale divieto sono nulli. |
| Protezione delle Ritorsioni | Ciò posto, coloro che ritengano di aver subito una Ritorsione per il fatto di aver effettuato una Segnalazione, denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o Divulgazione Pubblica devono darne notizia al Gestore delle Segnalazioni che, valutata la sussistenza degli elementi, segnala l’ipotesi di discriminazione all’organo dirigente o ad altro ente individuato. L’organo dirigente o altro ente individuato valuta tempestivamente l’opportunità/necessità di adottare atti o provvedimenti per ripristinare la situazione e/o per rimediare agli effetti negativi della Ritorsione e la sussistenza degli estremi per avviare il procedimento disciplinare nei confronti del soggetto autore della Ritorsione. L’organo dirigente o altro ente individuato, eventualmente avvalendosi della Funzione Risorse Umane e del consulente incaricato, valuta la sussistenza degli estremi per avviare il procedimento disciplinare nei confronti di colui che ha operato la Ritorsione, e informa tempestivamente il Gestore delle Segnalazioni. Nel caso in cui la (presunta o accertata) Ritorsione sia contestata a uno o più componenti dell’organo dirigente o dell’altro ente individuato, il Gestore delle Segnalazioni informa tutto l’organo dirigente e/o il Collegio Sindacale. In ogni caso, i soggetti che hanno subito una Ritorsione hanno la facoltà di farne comunicazione all'ANAC. |
| Obblighi di riservatezza | L’obbligo di riservatezza è previsto dall’art. 12 del D.Lgs. 24/2023, che si intende qui interamente richiamato. |
È prevista l’instaurazione di un procedimento disciplinare nei confronti del responsabile in caso di violazione della presente procedura e, ai sensi dell’art. 21 del D. Lgs. 24/2023, quando la Società accerta che:
In caso di Violazione per condotte illecite rilevanti ai sensi del decreto legislativo 8 giugno 2001, n. 231, o violazioni del Modello Organizzativo, il procedimento disciplinare instaurato seguirà quanto previsto nel Modello Organizzativo.
Resta ferma la responsabilità penale e civile del Segnalante o denunciante che effettui Segnalazioni, Divulgazione Pubblica o denuncia all’autorità giudiziaria infondate con dolo o colpa grave.
In particolare, quando è accertata, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità penale del Segnalante o denunciante per i reati di diffamazione o di calunnia ovvero la sua responsabilità civile, per lo stesso titolo, nei casi di dolo o colpa grave, le misure di protezione non sono garantite e al Segnalante o denunciante è irrogata una sanzione disciplinare per la tutela della Società e della Persona coinvolta nonché iniziative risarcitorie.
Non è punibile – e non è considerato responsabile né civilmente né in via amministrativa - il Segnalante o denunciante che riveli o diffonda Informazioni sulle Violazioni coperte dall'obbligo di segreto relative alla tutela del diritto d'autore o alla protezione dei dati personali ovvero riveli o diffonda Informazioni sulle Violazioni che offendono la reputazione della Persona coinvolta, quando, al momento della rivelazione o diffusione, vi fossero fondati motivi per ritenere che la rivelazione o diffusione delle stesse informazioni fosse necessaria per svelare la Violazione; il tutto limitatamente ai comportamenti, agli atti o alle omissioni strettamente necessari a rivelare la Violazione.
Nell'ambito del procedimento disciplinare, l’identità del Segnalante non può essere rivelata, ove la contestazione dell’addebito disciplinare sia fondata su accertamenti distinti ulteriori rispetto alla Segnalazione, anche se conseguenti alla stessa. Qualora la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla Segnalazione e la conoscenza dell’identità del Segnalante sia indispensabile per la difesa dell'incolpato, la Segnalazione sarà utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare solo in presenza del consenso espresso del Segnalante alla rivelazione della propria identità. Il Gestore delle Segnalazioni sarà tenuto a:
Il mancato rispetto e/o la violazione delle regole di comportamento indicate dalla presente procedura ad opera dei dipendenti/amministratori della Società costituisce inadempimento agli obblighi derivanti dal rapporto di lavoro e dà luogo all’applicazione delle sanzioni disciplinari.
Le sanzioni saranno applicate nel rispetto di quanto previsto dalla legge e dalla contrattazione collettiva e saranno proporzionate alla gravità e alla natura dei fatti.
L’accertamento delle suddette infrazioni, la gestione dei procedimenti disciplinari e l’irrogazione delle sanzioni restano di competenza delle funzioni aziendali a ciò preposte e delegate.
Le violazioni della presente procedura da parte dei componenti degli organi sociali della Società dovranno essere comunicate al Gestore delle Segnalazioni / all’organo dirigente, che provvederà ad assumere le opportune iniziative ai sensi di legge.
Ogni comportamento posto in essere da Soggetti Terzi in violazione delle previsioni della presente procedura potrà determinare anche la risoluzione del rapporto contrattuale, fatta salva l’eventuale richiesta di risarcimento da parte della Società qualora da tale comportamento derivino ad essa dei danni.
Roberto Cavalli S.p.A. (di seguito, “Cavalli” o il “Titolare”), nell'ambito del processo di gestione delle
segnalazioni di violazioni di cui al D. Lgs. 10 marzo 2023, n. 24 recante “Attuazione della direttiva (UE) 2019/1937
del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano
violazioni del diritto dell'Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano
violazioni delle disposizioni normative nazionali” (di seguito “Segnalazione Whistleblowing” o
“Segnalazione”), tratta i Suoi dati personali in qualità di persona segnalante (di seguito il
“Segnalante”) ovvero in qualità di persona menzionata nella Segnalazione, ossia come persona alla quale la
Segnalazione è attribuita o come persona comunque implicata (di seguito “Persona Coinvolta”).
Le rilasciamo pertanto, le informazioni relative al trattamento dei Suoi dati personali, ai sensi e per gli effetti di
cui all'art. 13 e, limitatamente alle Persone Coinvolte, di cui all'art. 14 del Regolamento UE n. 679/2016 (di seguito
“GDPR”).
| INFORMATIVA SEGNALANTE | INFORMATIVA PERSONE COINVOLTE | |
|---|---|---|
| Titolare del Trattamento | Roberto Cavalli S.p.A. con sede legale in Piazza San Babila n. 3, Milano (MI), in persona del legale
rappresentante pro tempore domiciliato presso la sede del Titolare.
Può contattare il Titolare ai seguenti recapiti:
|
|
| Data Protection Officer – “DPO” | Ai sensi dell'art. 37 del GDPR, la Società ha inoltre nominato un Responsabile per la Protezione dei Dati
(Data Protection Officer - “DPO”).
Può contattare il DPO ai seguenti recapiti:
|
|
| Tipologia di dati trattati | Nell'ambito della gestione delle Segnalazioni Whistleblowing il Titolare, solamente qualora decida di
rilevare la Sua identità, può trattare i dati personali ed in particolare i dati identificativi e anagrafici
(tra i quali a titolo esemplificativo e non esaustivo, nome, cognome, indirizzo e-mail, immagini, voce,
ecc.) del Segnalante nonché i dati contenuti nella Segnalazione e gli elementi raccolti nella relativa
verifica. Il Titolare potrebbe altresì trattare categorie particolari di dati personali (ovvero dati idonei
a rivelare l'origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le
opinioni politiche, l'adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso,
filosofico, politico o sindacale, nonché i dati personali idonei a rivelare lo stato di salute e la vita
sessuale) e dati c.d. “giudiziari” (ovvero dati relativi a condanne penali e reati). La invitiamo a fornire
unicamente i dati necessari alla gestione delle Segnalazioni Whistleblowing. I dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica Segnalazione, ove possibile, non sono raccolti o, se raccolti accidentalmente, sono cancellati immediatamente. |
Nell'ambito della gestione delle Segnalazioni Whistleblowing, il Titolare può trattare i dati contenuti
nella Segnalazione e gli elementi raccolti nella relativa verifica. In particolare il Titolare potrebbe
trattare Suoi dati personali (tra cui dati identificativi e anagrafici, immagini), categorie particolari di
dati personali (ovvero dati idonei a rivelare l'origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose,
filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l'adesione a partiti, sindacati, associazioni od
organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, nonché i dati personali idonei a
rivelare lo stato di salute e la vita sessuale) e dati c.d. “giudiziari” (ovvero dati relativi a condanne
penali e reati). I dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica Segnalazione, ove possibile, non sono raccolti o, se raccolti accidentalmente, sono cancellati immediatamente. |
| Fonte dei dati | I Suoi dati vengono raccolti direttamente da Lei, quando procede ad inviare una Segnalazione. | I Suoi dati vengono raccolti in un primo momento tramite apposito canale nell'ambito della gestione delle Segnalazioni Whistleblowing in quanto Persona Coinvolta. In un secondo momento possono essere raccolti a seguito di apposita indagine da parte del Titolare. |
| Finalità del trattamento | I Suoi dati personali saranno trattati, nei limiti sopra indicati, al fine di ricevere, analizzare,
documentare e gestire la Segnalazione Whistleblowing, accertare i fatti oggetto della stessa e adottare i
conseguenti provvedimenti. Qualora la Segnalazione Whistleblowing dovesse essere ritenuta fondata, il suo contenuto verrà utilizzato dal Titolare al fine di proseguire le proprie indagini in ordine all'accertamento dei fatti. |
|
| Modalità del trattamento | Il trattamento dei Suoi dati personali avviene per mezzo di personale debitamente formato in materia di
trattamento di dati personali, specificamente nominati Persone Autorizzate o Responsabili dal Titolare
nell'ambito delle rispettive funzioni o dell'incarico professionale conferito. Il trattamento dei Suoi dati
personali avviene, anche tramite l'ausilio di strumenti elettronici o, comunque, automatizzati, informatici
e telematici, ed in ogni caso con logiche strettamente correlate alle finalità sopra menzionate, al fine di
garantire la riservatezza e la sicurezza dei dati personali. La Società tratta i dati nel rispetto dei principi di liceità, correttezza, trasparenza, esattezza, integrità e non eccedenza, pertinenza e necessità rispetto alle finalità perseguite, garantendo la tutela della Sua riservatezza e dei Suoi diritti. La documentazione della Segnalazione avviene con le seguenti modalità:
|
|
| Tempi di conservazione | Le Segnalazioni e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al trattamento della
Segnalazione stessa e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell'esito
finale della procedura di Segnalazione. Decorsi tali termini i dati verranno cancellati o anonimizzati. |
|
| Natura del conferimento e conseguenze di un eventuale rifiuto | Quando Lei trasmette una Segnalazione, il conferimento dei Suoi dati personali è assolutamente facoltativo. Qualora Lei abbia espressamente deciso di rivelare la Sua identità nell'invio della Segnalazione, i Suoi dati personali verranno trattati solo per la gestione della Segnalazione Whistleblowing e le eventuali azioni conseguenti. La rivelazione della Sua identità e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi direttamente o indirettamente tale identità, a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle Segnalazioni, anche nell'ambito di un procedimento disciplinare, è possibile solo previo Suo consenso. Altresì procedere alla documentazione della Segnalazione quando questa viene fatta mediante sistema di messaggistica vocale registrato o è effettuata oralmente nel corso di un incontro con le Persone Autorizzate, è possibile solo previo Suo consenso. | N/A |
| Base giuridica del trattamento | La base giuridica del trattamento dei dati, inclusi i dati giudiziari, per le finalità di ricezione, analisi
e gestione della Segnalazione Whistleblowing, nonché per l'accertamento dei fatti oggetto della Segnalazione
e adozione dei conseguenti provvedimenti, è l'adempimento delle previsioni di cui al D. Lgs. 10 marzo 2023,
n. 24 “Attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre
2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell'Unione e recante
disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni
normative nazionali” e s.m.i. ai sensi dell'art. 6(1)(c) del GDPR.
La base giuridica delle operazioni di trattamento in seguito indicate, invece, è il consenso ai sensi
dall'art. 6(1)(a) del GDPR; ed in particolare, per:
|
La base giuridica del trattamento dei dati, inclusi i dati giudiziari, per le finalità di ricezione, analisi e gestione della Segnalazione Whistleblowing, nonché per l'accertamento dei fatti oggetto della Segnalazione e adozione dei conseguenti provvedimenti, è l'adempimento delle previsioni di cui al D. Lgs. 10 marzo 2023, n. 24 “Attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell'Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali” e s.m.i. ai sensi dell'art. 6(1)(c) del GDPR. |
| Categorie di destinatari | I Suoi dati personali e, più in generale, tutti i dati personali comunicati con la Segnalazione
Whistleblowing, unitamente alla documentazione a supporto della medesima, potrebbero essere condivisi, nella
misura strettamente necessaria, con i seguenti soggetti obbligati alla riservatezza:
|
|
| Trasferimento di dati verso paesi terzi | I dati trattati sono oggetto di trasferimento al di fuori dello S.E.E. Nello specifico i dati saranno trasferiti in Svizzera, Paese considerato adeguato dalla Commissione Europea e negli Emirati Arabi tramite Standard Contractual Clauses. | |
| Diritti degli interessati | Come previsto dall'art. 13 del GDPR, Lei in ogni momento potrà:
|
|